Bearbeitung von Kartenzahlungen: Was Sie wissen müssen

Das Verständnis, wie Kartenzahlungen verarbeitet werden, ist für Unternehmen jeder Größe von entscheidender Bedeutung und umfasst Kenntnisse über verschiedene Kartentypen, Transaktionsprozesse, beteiligte Parteien und damit verbundene Kosten. Die Nutzung von Sicherheitsprotokollen, Rückbuchungen und Streitbeilegung ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung, da sie nicht nur dazu beiträgt, reibungslose Transaktionen zu gewährleisten, sondern auch die Kundenzufriedenheit und -loyalität fördert.

Verbraucher erleben den Kreditkartenlebenszyklus als einen einfachen, unkomplizierten Prozess, bei dem Einkäufe verarbeitet werden und die richtigen Beträge auf ihren Konten vermerkt werden. Das ist eine gute Nachricht: Zahlungen sollten für Verbraucher einfach sein.

Aber hinter den Kulissen einer Zahlungstransaktion ist viel los, wenn Sie ein Unternehmen besitzen und verwalten. Ein übersichtlicherer Einblick in die Verarbeitung von Kreditkarten, Debitkarten und anderen elektronischen Zahlungen hilft Ihnen, Ihre Geschäftsabläufe effektiver zu verwalten.

Zahl der Zahlungstransaktionen auf Kartenbasis in Hunderten von Milliarden weltweit pro Jahr. Diese Transaktionen waren jeweils auf ihre eigene Weise einzigartig. Dennoch hat jede Transaktion auch dieselben wesentlichen Schritte befolgt, die den Lebenszyklus der Kreditkartenverarbeitung ausmachen.

Diese Einführung vereinfacht den Lebenszyklus von Kreditkarten für eine schnelle und einfache Referenz. Wir werden die wichtigsten Akteure und die wesentlichen Schritte der Zahlungsabwicklung vorstellen, die es Unternehmen wie Ihrem ermöglichen, kartenbasierte Zahlungen zu akzeptieren.

Wer sind die wichtigsten Akteure?

Um den Lebenszyklus der Zahlungskarte zu verstehen, sollten Sie mit allen wichtigen Akteuren vertraut sein. Keine zwei Zahlungstransaktionen sind genau gleich und jede kann einen etwas anderen Weg beschreiten, aber praktisch jede Kartenzahlungstransaktion umfasst die folgenden Parteien.

Acquirers ─ alias Acquirer Banks oder Merchant Acquirers ─ sind Finanzinstitute, die Händlerkonten einrichten und verwalten.

Jedes Unternehmen, das Kredit- und Debitkartenzahlungen akzeptiert, muss entweder ein Händlerkonto oder ein Unterhändlerkonto einrichten (wenn ein anderes Unternehmen in Ihrem Namen ein Händlerkonto bereitstellt). Während einer Kartenzahlungstransaktion geben Acquirer Transaktionsanfragen und Authentifizierungsdaten zwischen Händlern und den Kartenverbänden weiter.

Kartenverbände helfen dabei, Kunden, Händler, ausstellende Banken und Acquiring-Banken zu verbinden. Kartenmarken fungieren als Verwaltungsorgane für die Zahlungsabwicklung. Zu den wichtigsten Kartenmarken gehören American Express, Discover, Mastercard, UnionPay und Visa. Kartenverbände legen Interchange-Raten fest, vermitteln Streitigkeiten zwischen Emittenten und Acquirern und arbeiten daran, sichere, schnelle und effiziente Zahlungen zu fördern.

Der Kontakt im Lebenszyklus von Kreditkartentransaktionen wird oft übersehen: der Kunde. Der Kunde initiiert jede Zahlungskartentransaktion, indem er seine Zahlungsinformationen entweder persönlich (Karte vorhanden) oder aus der Ferne (Karte nicht vorhanden) angibt. Transaktionsbeträge werden bei ihrem Finanzinstitut verbucht, was je nach Kontoart zu einer Gutschrift oder Lastschrift führt. Der Kunde ist auch als Karteninhaber bekannt.

Ein Emittent ist das Finanzinstitut, das dem Karteninhaber die Kreditkarte ausstellt. Emittenten, auch bekannt als ausstellende Bank, bieten wesentliche Dienstleistungen, indem sie Verbraucher mit dem Finanzsystem verbinden und die Finanzierung von Transaktionen an Unternehmen erleichtern. Es ist der Finanzierungsprozess, der den finanziellen Brennstoff bereitstellt, der es Unternehmen ermöglicht, zu überleben und zu gedeihen.

Händler sind die Unternehmen, Unternehmer, Einzelunternehmer und jede Art von Geschäft dazwischen. Händler wie Sie spielen eine wichtige Rolle beim Zahlungstransaktionsprozess, indem sie die Tools der Kartenzahlungsakzeptanz bereitstellen: ein Kreditkartenterminal oder Point of Sale-System für Kartenpräsentationstransaktionen, sichere E-Commerce-Websites, die mit einem Zahlungsgateway ausgestattet sind, oder Zahlungen, die über eine ständig wachsende Palette von Anwendungen integriert sind.

Zahlungsabwickler sind Unternehmen, die Kredit- und Debitkartentransaktionen im Auftrag von Händlern und deren Händlerbanken verarbeiten. Zahlungsabwickler sind der Klebstoff im Magneten, der alle anderen Akteure im Kreditkartenlebenszyklus verbindet. Zahlungsabwickler haben sich über ihre Verarbeitungsfunktionen hinaus weiterentwickelt, um eine vollständige Palette von zahlungsbezogenen Dienstleistungen anzubieten, die Unternehmen wie Ihrem dabei helfen, zu wachsen, indem sie Ihre Kunden effizienter bedienen.

Wie funktioniert der Kreditkartenlebenszyklus?

Der Lebenszyklus jeder bestimmten Kartenzahlungstransaktion kann je nach einer Vielzahl von Faktoren variieren, aber einige Schritte im Lebenszyklus der Kreditkartentransaktion sind festgelegt: Autorisierung, Batching, Clearing und Abrechnung.

Autorisierung

Der erste Status im Kreditkartenlebenszyklus ist die Autorisierung. Ein Kunde legt einem Händler seine Zahlungskarten-Anmeldedaten vor, entweder persönlich oder über eine sichere Remote-Methode. Karteninformationen werden an den Acquirer und den Zahlungsabwickler übermittelt. Eine Transaktion geht dann durch die Kartenverbände und dann an die ausstellende Bank.

Die ausstellende Bank stellt sicher, dass das Konto mit ausreichendem Saldo für die Transaktion in gutem Zustand ist, und sendet einen Autorisierungs- oder Ablehnungscode zurück an die Kartenvereinigung, die es dann an den Acquirer weiterleitet. Der Acquirer teilt dann dem Händler die Autorisierung mit oder lehnt sie ab, und die Transaktion wird genehmigt (oder abgelehnt).

Jede Phase des Autorisierungsprozesses kann einen oder mehrere Sicherheits- und Betrugsbekämpfungsfilter beinhalten. Der gesamte Prozess findet in nur wenigen Sekunden statt.

Batching

Die Berechtigungskomponente des kartenbasierten Zahlungsverkehrs erfolgt im Wesentlichen in Echtzeit. Das ist notwendig, um Transaktionen vorläufig abzuschließen, aber es ist nicht die letzte Handlung. Zu diesem Zeitpunkt sind Transaktionen „ausstehend“, bis der Händler eine formelle und vollständige Abrechnung der Transaktion einreicht.

Batching ist der Prozess, bei dem Händler regelmäßig abschließende Transaktionen überprüfen und einreichen. Historisch erfolgt die Batching am Ende eines jeden Arbeitstages. Händler können oft erhebliche Kosteneinsparungen erzielen, indem sie ihre Transaktionen zusammenfassen. Obwohl manuelles Batching immer noch praktiziert wird, ist Batching zunehmend ein automatisierter Prozess, den ein Händler mit seinem Zahlungsabwickler oder seiner Händlerbank konfigurieren kann.

Löschen

Sobald eine Charge von Transaktionen von einem Händler versendet wurde, beginnen die Transaktionen in dieser Charge eine Reise, um Konten abzugleichen. Batch-Transaktionen werden dann einzeln über den Acquirer über den Zahlungsabwickler und das Kartennetzwerk an die ausstellende Bank des Karteninhabers weitergeleitet.

Ausstellende Banken ziehen dann den Transaktionsbetrag vom Konto des Kunden ab. Das Clearing ist auch die Phase im Prozess, in der Interchange-Gebühren von der ausstellenden Bank abgezogen werden, die wiederum einen Teil dieser Interchange-Gelder mit den Kartennetzwerken teilt.

Abrechnung

Settlement ─ auch als Finanzierung bekannt ─ ist die letzte Phase des Prozesses, in der der Händler endlich bezahlt wird. Die ausstellende Bank überweist Gelder für Transaktionen an die Handelsbank. Dann zahlt die Händlerbank Gelder auf das Händlerkonto ein.

Der Zeitpunkt des Vergleichs- und Finanzierungsprozesses ist für viele Händler von großer Bedeutung. Das ist angesichts der Bedeutung des Cashflows für die Finanzierung von Betrieb und Wachstum nicht überraschend. Die Abrechnungszeiten können je nach Faktoren für Ihr Unternehmen erheblich variieren.

Das ist also der vereinfachte Lebenszyklus von Kreditkartentransaktionen. Egal, ob Sie ein neues Unternehmen gründen oder mit Ihrem derzeitigen Zahlungsanbieter unzufrieden sind, finden Sie heraus, wie Worldpay Ihr Unternehmen mit der Zukunft des Handels verbinden kann.